การบริหารงานนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรหรือคอนโดมิเนียม เรื่อง การจัดซื้อจัดจ้าง ตอนที่ 1 งานสวนและงานรักษาความสะอาด

วิธีการบริหารจัดการงานสวนและงานรักษาความสะอาดของพื้นที่ส่วนกลาง

ผู้เขียนเป็นกรรมการนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรแห่งหนึ่ง โดยเข้ามาเป็นกรรมการตั้งแต่เริ่มต้นก่อตั้งจดทะเบียนนิติบุคคล ได้มีประสบการณ์ทำงานเกี่ยวกับการบริการงานนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรมาหลายปี ประกอบกับได้เคยศึกษาระดับปริญญาตรีด้านนิติศาสตร์ ศึกษาระดับปริญญาโทและทำวิทยานิพนธ์เกี่ยวกับการบริหารงานหมู่บ้านจัดสรรด้านการรักษาความปลอดภัย และศึกษาระดับปริญญาเอกด้านการพัฒนาทรัพยากรชนบท รวมทั้งการศึกษาจากประสบการณ์การดำเนินงานของหมู่บ้านจัดสรรแห่งอื่นหลายแห่ง จนก่อเกิดเป็นองค์ความรู้เกี่ยวกับ "การบริการจัดการนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร" จึงขอนำมาถ่ายทอดแก่ท่านที่สนใจ

สำหรับบทความตอนนี้จะมุ่งเน้นการนำเสนอองค์ความรู้เกี่ยวกับ การดำเนินงานจัดซื้อจัดจ้าง จัดหา บุคคล คณะบุคคล บริษัท มาดำเนินงานสวนและงานรักษาความสะอาดของพื้นที่ส่วนกลาง

คณะกรรมการนิติบุคคลมีภาระหน้าที่สำคัญประการหนึ่งคือ การดูแลสภาพแวดล้อมและความสะอาดภายในบริเวณหมู่บ้านหรือบริเวณคอนโดมิเนียม ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 งานหลักคือ

งานแรก เป็นงานเกี่ยวกับงานสวน ซึ่งประกอบด้วย การดูแลบำรุงรักษาต้นไม้ สนามหญ้า ไม้ประดับ สวนสาธารณะ สวนหย่อม สนามเด็กเล่น  สโมสร สำนักงานนิติบุคคล

งานที่สอง เป็นงานดูและรักษาความสะอาดบริเวณพื้นที่ส่วนกลาง ได้แก่ ถนน ซอย รั้ว กำแพง การจัดซื้อจัดจ้าง สวนสาธารณะ สวนหย่อม สนามเด็กเล่น สโมสร สำนักงานนิติบุคคล

กรณีที่หมู่บ้านจัดสรรหรือคอนโดมิเนียมมีพื้นที่เล็ก คณะกรรมการนิติบุคคลอาจว่าจ้างให้บุคคลจำนวน 4-5 คน ทำหน้าที่ดูแลได้ แต่กรณีที่หมู่บ้านจัดสรรหรือคอนโดมิเนียมมีพื้นที่กว้างใหญ่ มีต้นไม้จำนวนมากหลายร้อยต้น มีสนามหญ้า สวนสาธารณะ สวนหย่อมขนาดใหญ่ มีจำนวนผู้พักอาศัยจำนวนมาก มีจำนวนหลังคาเรือนตั้งแต่ 300 หลังคาเรือนขึ้นไป หรือมีห้องพักตั้งแต่ 300 ห้องขึ้นไป จะมีภาระงานค่อนข้างมาก ไม่สามารถใช้บุคคลกลุ่มเล็ก ๆ 4-5 คนดูแลได้ จึงจำเป็นต้องจ้างทีมงานมืออาชีพที่ประกอบธุรกิจด้านนี้โดยตรง ซึ่งมีความพร้อมด้านกำลังคน อุปกรณ์ ยานพาหนะ กำลังเงินทุน สถานที่ รวมทั้งการมีประสบการณ์ ผ่านการเชิญกับปัญหา ทราบแนวทางแก้ไขปัญหาจากประสบการณ์การปฏิบัติ

การจัดจ้างบุคคล คณะบุคคล บริษัท มาดำเนินงานบริหารจัดการ งานสวนและงานรักษาความสะอาดของพื้นที่ส่วนกลาง ควรมีการดำเนินงานดังนี้

1. การออกหนังสือขอความเห็นชอบให้ดำเนินการจัดจ้างบุคคล คณะบุคคล บริษัท มาดำเนินงานบริหารจัดการ งานสวนและงานรักษาความสะอาดของพื้นที่ส่วนกลาง เสนอต่อประธานคณะกรรมการนิติบุคคล ซึ่งทำโดยกรรมการนิติบุคคลท่านใดท่านหนึ่ง หรือทำโดยฝ่ายบริหารจัดการนิติบุคคล

2. การออกหนังสือขอนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง เสนอต่อประธานคณะกรรมการนิติบุคคล ซึ่งทำโดยกรรมการนิติบุคคลท่านใดท่านหนึ่ง หรือทำโดยฝ่ายบริหารจัดการนิติบุคคล


3. เมื่อได้รับความเห็นชอบและได้รับอนุมัติตามข้อ 1-2 แล้ว ให้ดำเนินการกำหนดขอบเขตงานที่จะจ้าง หรือที่เรียกว่า TOR: Term of Reference ของงานสวนและงานรักษาความสะอาดของพื้นที่ส่วนกลาง

4. นำเสนอขอบเขตงานที่จะจ้าง หรือที่เรียกว่า TOR: Term of Reference ของงานสวนและงานรักษาความสะอาดของพื้นที่ส่วนกลาง ต่อที่ประชุมคณะกรรมการนิติบุคคล เพื่อพิจารณาให้ความเห็นชอบและอนุมัติ

5. ออกหนังสือประกาศแจ้งการจัดซื้อจัดจ้างงานสวนและงานรักษาความสะอาดของพื้นที่ส่วนกลาง พร้อมแนบขอบเขตงานที่จะจ้าง หรือที่เรียกว่า TOR: Term of Reference เพื่อให้บุคคล คณะบุคคล บริษัทส่งในเสนอราคา โดยกำหนดวิธีการส่งใบเสนอราคาและขอบเขตเวลาสิ้นสุดของการส่งใบเสนอราคาให้ชัดแจ้ง

6. รับใบเสนอราคา โดยปกปิดเป็นความลับ แล้วส่งมอบต่อประธานคณะกรรมการนิติบุคคล เพื่อมอบหมายสั่งการต่อไป

7. กำหนดวันเวลาในการพิจารณาใบเสนอราคา

8. ประชุมพิจารณาใบเสนอราคาและพิจารณาอนุมัติการตัดสินเลือกผู้เสนอราคา

9. แจ้งให้ผู้เสนอราคาที่ได้รับการอนุมัติให้ทราบ

10. เชิญผู้เสนอราคามาทำสัญญา

11. ดำเนินการตามสัญญา

ผู้เขียนได้นำเสนอตัวอย่างเอกสารในการดำเนินงานที่ท่านสามารถเปิดดูได้ตามลิ้งก์ครับ

ตัวอย่างหนังสือขออนุมัติดำเนินการ >>

ตัวอย่างบันทึกข้อความรายละเอียดการจัดซื้อจัดจ้าง >>

หวังว่าบทความนี้คงเป็นประโยชน์ต่อการนำไปประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการหมู่บ้านจัดสรรของท่านตามสมควรครับ

ดร.ณัฐฐ์วัฒน์  สุทธิโยธิน
4 พฤษภาคม 2559